Bewirtungsbeleg: So hilfst du deinen Gästen, alles richtig zu machen
Was muss auf den Bewirtungsbeleg?
Um einen Bewirtungsbeleg korrekt und vollständig auszustellen, solltest du die folgenden Pflichtangaben beachten:
- Name und Anschrift deines Betriebs: Diese Informationen stehen oft schon automatisch auf den meisten Rechnungen, prüfe dies aber regelmäßig.
- Datum und Uhrzeit der Bewirtung: Diese Daten sind wichtig, um nachzuweisen, wann die Bewirtung stattgefunden hat.
- Detaillierte Rechnungsposten: Liste die einzelnen Speisen und Getränke detailliert auf, denn Pauschalbeträge werden vom Finanzamt oft nicht anerkannt.
- Gesamtsumme mit Mehrwertsteuer-Angabe: Die Angabe des Brutto- und Netto-Betrags sowie des Mehrwertsteuersatzes ist unerlässlich, damit deine Gäste die Steuer absetzen können.
- Trinkgeld: Das im Bewirtungsbeleg angegebene Trinkgeld kann zu 70 Prozent als Betriebsausgabe angesetzt werden.
- Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Seit 1. Juli 2021 muss auf Bewirtungsbelegen der Hinweis auf die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) stehen, die Transaktionsnummer und die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des TSE-Moduls.
Bei SIDES kannst du dir Druckvorlagen für Belege einfach selbst zusammenstellen oder die von uns voreingestellten Vorlagen nutzen.
Vom Gast auszufüllen:
- Unterschrift des bewirtenden Gastes: Beläuft sich die Bewirtungsrechnung auf über 250 Euro, müssen nicht nur der Name des gastgebenden Unternehmens, sondern auch dessen Anschrift auf dem Beleg vermerkt werden.
- Namen der bewirteten Personen: Weise deine Gäste darauf hin, dass sie auf dem Beleg auch die Namen der bewirteten Personen vermerken müssen.
- Geschäftlicher Anlass: Allgemeine Bezeichnungen wie „Kundenpflege“, „Geschäftsessen“ oder „Arbeitsessen“ reichen nicht aus. Konkret sind z. B. Formulierungen, die den Projektnamen beinhalten. Weiterhin wird zwischen geschäftlich veranlassten Kosten (z.B. wenn Geschäftspartner bewirtet werden) und betrieblich bedingten Bewirtungskosten(z.B. bei einer Mitarbeiterfeier) unterschieden.
Hinweise oder Hilfestellungen für das Ausfüllen des Bewirtungsbelegs werden häufig sehr positiv aufgenommen und zeigen, dass du den besonderen Servicebedarf deiner geschäftlichen Kund:innen kennst.
Warum sind genaue Angaben so wichtig?
Das Finanzamt überprüft Bewirtungsbelege oft besonders genau, da sie als steuermindernde Ausgaben geltend gemacht werden. Fehlerhafte oder unvollständige Belege können dazu führen, dass deine Gäste die Ausgaben nicht absetzen dürfen – was sie meist verärgert. Durch einen vollständig und korrekt ausgestellten Beleg vermeidest du Unannehmlichkeiten und stärkst die Kundenbindung.
Häufige Fehler vermeiden: So geht’s
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Elektronisch erstellt: Seit 2023 werden handschriftliche Quittungen als Bewirtungsbelege grundsätzlich nicht mehr anerkannt. Es gelten nur elektronisch erstellte Bewirtungsbelege.
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Sorgfältig prüfen: Achte darauf, dass alle Pflichtangaben wie Name, Adresse, Datum und detaillierte Rechnungsposten korrekt aufgeführt sind.
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Rechnungsvorlagen nutzen: Falls du spezielle Rechnungsvorlagen für geschäftliche Gäste hast, solltest du sicherstellen, dass alle relevanten Informationen automatisch ausgefüllt sind.
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Korrekte Mehrwertsteuer ausweisen: Die Unterscheidung zwischen Speisen (7%) und Getränken (19%) ist gerade im Gastronomiebereich wichtig, um Fehler zu vermeiden.
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Hilfestellung anbieten: Weise Gäste freundlich darauf hin, welche Angaben für das Finanzamt wichtig sind. Dieser Zusatzservice wird oft als besonders hilfreich empfunden.
Fazit
Ein gut ausgestellter Bewirtungsbeleg ist nicht nur ein Muss für geschäftliche Kund:innen, sondern auch ein Ausdruck des guten Service in deinem Gastronomiebetrieb. Mit einem klar strukturierten und vollständigen Beleg kannst du deinen Gästen einen echten Mehrwert bieten und dich als professioneller Partner für geschäftliche Kund:innen positionieren.
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