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Darauf sollten Gastronom:innen achten

Buchhaltung Gastronomie

Die meisten Gastronom:innen eröffnen ihr Restaurant aufgrund der Leidenschaft zum Essen und der Bewirtung und nicht wegen des nervenaufreibenden Papierkrams. Dennoch sollten Unternehmer:innen ihre Buchhaltung unter Kontrolle haben und wissen was dahinter steckt. Durch Vorarbeit und gute Führung können dadurch auch laufende Kosten für die Steuerberatung verhindert und eine Sicherheit über die eigenen Kennzahlen geschaffen werden.

Gastronomie Buchhaltung: Was sind die Aufgaben?

Die Aufgaben in der Buchhaltung sind sehr ausgiebig und breit gefächert. Zum einen zählt die Finanz- und Bilanzbuchhaltung dazu, welche eine steuernde und kontrollierende Funktion hat. Dort werden somit betriebswirtschaftliche Kennzahlen aus der Geschäfts- und Betriebsbuchhaltung erhoben und Bilanzen bewertet.

Auch die Lohnbuchhaltung ist ein wichtiger Bestandteil. Hier geht es um die korrekte Abrechnung von Löhnen und Gehältern und den dazugehörigen Sozialleistungen. Um die korrekte Abwicklung aller ein- und ausgehenden Rechnungen wird sich in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung gekümmert.
Die Anlagenbuchhaltung bezieht sich dahingegen auf die Verwaltung von Gütern, wie beispielsweise Maschinen oder Immobilien.

Welche speziellen Regeln gibt es für die Gastronomie?

Allgemein gesehen gibt es für Gastronom:innen keine Unterschiede zu anderen Branchen. Vielmehr ist entscheidend welche Rechtsform gewählt wurde und ob man bilanzierungspflichtig ist. Wichtig ist vor allem auf das neue Kassengesetz einzugehen, welches seit April 2021 nun in Deutschland für alle Kasseninhaber:innen verpflichtend ist. Mit der Einführung der TSE, der Meldepflicht für elektronische Kassen und der Belegausgabepflicht, soll die Dokumentation verbessert und die Manipulationen verhindert werden. Außerdem muss auch in der Gastro auf die Aufbewahrungspflicht geachtet werden. So müssen in der Gastronomie Buchhaltung neben den üblichen Dokumenten auch beispielsweise Lieferscheine, Sachentnahmen (Mahlzeiten) sowie der Schankverlust dokumentiert werden.

Neue Regelung: E-Rechnung ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Hotellerie und Gastronomie elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) akzeptieren und dürfen diese auch nicht in ausgedruckter Form an die Buchhaltung weitergeben. Es gibt nur eine kurze Übergangsfrist für diese Regelung. Du solltest also schnellstmöglich sicherstellen, dass deine IT-Infrastruktur für den Empfang und die Verarbeitung dieser E-Rechnungen ab 2025 vorbereitet ist. Eine Möglichkeit bildet nach wie vor der Empfang per E-Mail, hier muss jedoch ein spezielles Format wie z.B. das E-Invoicing Format ZUGFeRD genutzt werden. Wirf auch einen Blick auf deine Postfach-Einstellungen und kontrolliere, ob die Datenmenge, die du empfangen kannst, begrenzt ist oder ob du häufiger Probleme damit hast, Mails zu empfangen. In diesen Fällen wäre ein Wechsel die sichere Wahl.

Eine andere Variante ist die sogenannte X-Rechnung, die über besondere Datenverbindungen verschickt werden und bereits heute von vielen großen Industrien genutzt wird. Dies lohnt sich aber erst ab mehreren zehntausend Rechnungen zwischen zwei Partnern. Beachte auch, dass du ab 2028 dazu verpflichtet bist, selbst E-Rechnungen auszustellen.

Die Umstellung erfolgt glücklicherweise schrittweise, wobei die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für die elektronische Rechnungsverarbeitung unerlässlich ist, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Sprich‘ am besten noch heute mit deinem Steuerberater über dieses Thema.

Die wichtigsten Arten der Restaurant Buchhaltung

Entscheidend für ein Unternehmen ist, welche Art einer Buchhaltung gesetzlich vorgegeben ist. Die  doppelte Buchführung (DOPPIK), welche gründlicher und übersichtlicher geführt wird, muss laut Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung von Unternehmen durchgeführt werden, die als Aktiengesellschaft (AG), als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Kommanditgesellschaft (KG) oder offene Handelsgesellschaft (OHG) eingetragen sind.

Einzelunternehmer müssen das ebenfalls ab einem Jahresgewinn über 60.000 € oder Umsatzerlösen über 600.000 € pro Jahr tun. Solltest du darunter liegen, ist nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) von Nöten. Dort reicht dem Finanzamt eine chronologische Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben. Der Gewinn bzw. Verlust wird folgend aus der Aufrechnung aller Posten gebildet.

Finanzbuchhaltung  

Die Finanzbuchhaltung, kurz FiBu, ist ein Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens. Sie erfasst alle Aufwendungen und Erträge, die erfasst werden können und dient der Ermittlung der gesamtheitlichen Vermögensverhältnisse und deren Veränderung. Somit wird der Gewinn oder Verlust damit aufgezeigt. Daraus ergibt sich schlussendlich auch eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie die Bilanz des Unternehmens. In größeren Unternehmen wird diese in Debitoren- (Ausgangsrechnungen) und Kreditorenbuchhaltung (Eingangsrechnungen) unterschieden.

Lohnbuchhaltung  

Um die Lohnbuchhaltung durchführen zu können, ist es von Nöten die Personenstammdaten zu pflegen. Dafür wird für jede mitarbeitende Person ein Lohnkonto angelegt und mit den dazugehörigen Daten versehen. Bei der Einstellung von neuen Mitarbeiter:innen werden diese bei den Sozialversicherungsträgern angemeldet. Bei jeder Lohnabrechnung werden Daten, wie Lohnzahlungszeitraum, Tag der Lohnzahlung oder Zusammensetzung des Lohnes festgehalten. Zum Ende des Geschäftsjahres schließt die Lohnbuchhaltung die Jahreslohnkonten ab und meldet sie an die Sozialversicherungsträger, die Agentur für Arbeit sowie an die Statistikämter.

Kosten- und Leistungsrechnung  

Die Kosten- und Leistungsrechnung, kurz KLR, beinhaltet im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung die innerbetrieblichen Leistungserstellungen. Somit werden die Kosten der Produktion, wie beispielsweise durch Maschinen oder das Personal, aufgeschlüsselt und die im Wertschöpfungsprozess entstandenen Auslagen dem entsprechenden Verursacher zugeteilt. Demnach kann dies Aufschluss darüber geben, wodurch zu hohe Produktionskosten verursacht werden, welches Produkt ertragreicher ist als andere oder in welchem Bereich Potenzial zur Kostenoptimierung besteht. Daher hat die Kosten- und Leistungsrechnung vor allem eine Kontrollfunktion, um die Rentabilität zu messen und zu verbessern.

Um mit deinem Restaurant vollkommen abgesichert zu sein, sollte eine Steuerberatung hinzugezogen werden. Weitere Bereiche der Buchhaltung, wie beispielsweise Anlagenbuchhaltung, Lagerbuchhaltung oder Inventur, können je nach Größe und Art des Unternehmens von Bedeutung sein. Daher ist es immer wichtig, eine gute Beratung einhergehen zu lassen.

Der Jahresabschluss - Woran ist zu denken?

Nicht alle Unternehmer:innen müssen einen Jahresabschluss anfertigen lassen. Wie bereits erwähnt, sind nur Unternehmen dazu verpflichtet, die eine doppelte Buchführung einhalten müssen. Sollte deine Gastronomie allerdings so gewachsen sein, dass du zu den genannten Rechtsformen gehörst, solltest du jetzt gut aufpassen.

Der Jahresabschluss schließt die Buchführung eines Geschäftsjahres ab. Folglich werden das Geschäftsergebnis sowie das Betriebsvermögen aufgezeigt. Laut Handelsgesetzbuch ist für deine Gastronomie die Buchführung nicht ordnungsgemäß, sollte der Jahresabschluss fehlen oder Mängel aufweisen. Als Vorbereitung für den Jahresabschluss müssen einige Punkte berücksichtigt werden:

  • Zusammenstellung aller Arbeitsunterlagen
    (u.a. Handelsregisterauszüge,Gesellschafterverträge, Miet- und Pachtverträge)
  • Inventur
  • Verträge (bspw. Kredite, Versicherungen)
  • Buchhaltung (Belege müssen korrekt geordnet sein)
  • Abschreibungen (z.B. Maschinen, Gebäude, Fuhrpark)
  • Fahrtenbuch
  • Forderungen
  • (Bonitätsprüfung)
  • Rücklagen (bspw. Steuern, Pensionen)

Für die Übersichtlichkeit werden zu Beginn des Geschäftsjahres die Hauptkonten in Unterkonten aufgeteilt. Zum Jahresabschluss wird dies rückläufig gemacht und folgend die Unterkonten in die Hauptkonten zurückgebucht und abgeschlossen. Für jedes Konto wird der Saldo gezogen, welcher in die Bilanz einfließt. Folglich verlangt das Finanzamt meist eine Abschlussübersicht.

In deren Spektrum werden alle Anfangs- und Endbestände übersichtlich aufgelistet und nach Bestands- und Erfolgskonten gegliedert. Schlussendlich wird der Jahresabschluss noch durch einen Vertreter „festgestellt“. Dies kann beispielsweise ein Gesellschafter oder Aufsichtsratsmitglied sein. Kleinunternehmen und kleine Kapitalgesellschaften wie UGs, bekommen dabei Erleichterungen. Sie müssen nur eine verkürzte Bilanz veröffentlichen und keine GuV.

Buchhaltungssoftware für die Gastronomie

Die Gastronomie Buchhaltung und Abrechnung muss nicht unbedingt von dir selbst erledigt werden. Da jedoch die Steuerberatung häufig teuer ist, empfiehlt sich ein digitales Gastro Kassensystem mit integriertem Kassenbuch Gastronomie. Mit dem POS Kassensystem ist deine Restaurant Buchhaltung jederzeit und von überall einsehbar und auszuwerten.

Mit dem Cloud-basierten TSE Kassensystem kannst du von überall aus den aktuellen Betrieb einsehen. Zahlreiche Restaurant Statistiken sorgen dafür, dass du deine Abläufe stets effizienter gestalten kannst und die Zusatzverkäufe im Auge behältst. Ein umfangreicher Kassenabschluss sorgt für deinen Überblick am Ende jedes Tages.

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