Dienstplan Gastronomie in 5 Schritten erstellen
Einen guten Dienstplan zu erstellen ist nicht einfach, da man viele Bedingungen gleichzeitig berücksichtigen muss.
Wir zeigen dir, welche Voraussetzungen für einen guten Dienstplan erfüllt werden müssen und wie man die Dienstplangestaltung in der Gastronomie in fünf Schritten erstellen kann.
Voraussetzungen für einen guten Dienstplan
1. Ein guter Dienstplan setzt heutzutage digitale Datenverarbeitung voraus: Die Gründe dafür sind dynamische Veränderungen. Jeder gute Dienstplan wird durch einen iterativen Prozess gefunden. Das heißt, man muss zügig Schichten hinzufügen, löschen und verändern können und dabei jeweils das Ergebnis bzw. die Veränderungen dynamisch betrachten. Gleichzeitig sollte es möglich sein, alle notwendigen Informationen im Blick zu behalten.
2. Der Dienstplan muss auf die Gegebenheiten des jeweiligen gastronomischen Betriebs angepasst werden: Jeder Betrieb ist anders, dies hängt vor allem mit dem Konzept und dem Personalstamm zusammen. Manche Restaurants arbeiten beispielsweise mit Wunschzeiten, andere mit Freiwünschen und bei manchen gibt es das gar nicht.
Schritt 1: Vorbereitung
Folgendes sollte man im Voraus berücksichtigen:
- Die Sortierung/Gruppierung der Mitarbeitenden nach Beschäftigungsverhältnissen und Qualifikationen.
- Eine genaue Planung des Bedarfs an Mitarbeiter:innen anhand von Faktoren wie dem Wetter, erwarteten Gästen und dem erwarteten Umsatz. Das kann eine Weile dauern, da man historische Daten entsprechend berücksichtigen sollte. Man sollte außerdem sicherstellen, dass alle Verfügbarkeiten und Abwesenheiten bekannt sind und diese auch übersichtlich in der zu planenden Woche sichtbar sind.
- Eine Dienstplan Vorlage für die Gastronomie kann bei der Dienstplangestaltung unterstützen.
Schritt 2: Planung der festangestellten Mitarbeiter:innen
Um eine gute Auslastung des Dienstplans zu gewährleisten, sollte man den festgelegten Bedarf sinnvoll füllen und dabei die mitarbeiterbezogenen Rahmenbedingungen berücksichtigen.
Bei der Planung müssen natürlich die bisher gearbeiteten Stunden in diesem Monat bzw. Jahr berücksichtigt werden, um Überstunden gezielt auf- oder abzubauen.
Schritt 3: Planung von Aushilfen
Du solltest als allererstes die Verfügbarkeiten bzw. Freiwünsche deiner Mitarbeiter:innen betrachten. Identifiziere den offenen Bedarf und decke diesen sinnvoll durch Aushilfen. In diesem Schritt ist es wichtig, die steuer- und sozialversicherungsrelevanten Bedingungen übersichtlich im Blick zu behalten, um nachträgliche Korrekturen zu verhindern und um eine mögliche Unterbesetzung zu vermeiden. Minijobber:innen beispielsweise dürfen in einem Monat ohne Probleme bis zu 675 Euro verdienen, jedoch muss die Jahresgrenze von 5400 Euro eingehalten werden.
Schritt 4: Probleme identifizieren
Es gilt auch, die eigenen Problembereiche zu identifizieren und diesen gezielt entgegenzuwirken. Gibt es offenen Bedarf oder Überbesetzungen, wie flexibel bin ich gegenüber unvorhergesehenen Änderungen aufgestellt (z. B. Krankheit, veränderte Wetterbedingungen)? Falls erforderlich, muss man an dieser Stelle wieder zu Schritt 2 (Planung der festangestellten Mitarbeiter:innen) zurück, um Anpassungen vorzunehmen.
Vielleicht haben Festangestellte Minusstunden auf ihren Arbeitszeitkonten und können bei Unterbesetzung eingeplant werden, oder es gibt aufgebaute Guttage, die bei Überbesetzung verbraucht werden können. Der Zyklus muss so lange durchlaufen werden, bis alle Personallücken geschlossen sind.
Schritt 5: Reflektion
Bevor der nächste Dienstplan erstellt wird, sollte der vorherigeDienstplan beurteilt werden. Am besten startet man damit, die Abweichung zwischen Plan- und Ist-Zeiten zu analysieren und die Ergebnisse dann auszuwerten. Ein guter Tipp ist, dass die Betriebsleitung am Ende jedes Tages einen kurzen Kommentar zu dem geplanten Bedarf und dem tatsächlichen Aufkommen dokumentiert.
So könnte das beispielsweise aussehen: Ein Umsatz von 2500 € ist geplant, der Betrieb wurde heute jedoch überrannt, gerade in der Zeit zwischen 12 und 15 Uhr. In diesem Zeitraum war der Service deutlich unterbesetzt, daher haben alle ein wenig länger gearbeitet als geplant. Eine Ursache dafür könnte das gute Wetter gewesen sein, was niemand erwartet hatte.
Fazit
Der Dienstplan Gastronomie ist ein wichtiges Instrument und hat erheblichen Einfluss auf Personalkosten, Umsatz, Mitarbeiter:innen- und Gastzufriedenheit. Des Weiteren reduziert eine durchdachte Planung den Aufwand nachträglicher Korrekturen von Arbeitszeiten und verhindert darüber böse Überraschungen bei der nächsten Zoll- oder Betriebsprüfung.
Hierzu ist es jedoch wichtig, dass man sich mit den Personal-Anforderungen auskennt und die individuellen Belange seines Betriebs berücksichtigt. Ein guter Dienstplan balanciert Fairness und Wirtschaftlichkeit, was am Ende dem Gastronomiebetrieb, den Mitarbeitenden sowie den Gästen zu Gute kommt.
Jetzt kostenloses Beratungsgespräch vereinbaren
- Erhalte alle Infos zur SIDES Software und der einfachen Implementierung
- Finde im unverbindlichen Beratungsgespräch die für dich passenden Module
- Lerne unser einfaches Preis-Modell kennen
- Erhalte Antworten auf alle deine offenen Fragen
