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Buchführung & Inventur Software Gastronomie

Inventur Gastronomie: So einfach geht's

Nicht jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet eine Inventur durchzuführen. Dennoch sollten sich Gastronom:innen bewusst sein, welche Vorteile solch eine Bestandsaufnahme für ihr Restaurant birgt. Demnach sind, laut §240ff HGB, zwar ausschließlich bilanzierende Unternehmen zur Inventur in der Gastronomie verpflichtet. Doch auch kleinere Betriebe sollten die Übersicht über ihr Anlage- und Umlaufvermögen regelmäßig festhalten. Verpflichtet sind hierzu alle Unternehmen, die einen Gewinn haben, der über 60.000 € pro Jahr liegt oder einen Jahresumsatz von über 600.000 € vorzuweisen haben.

 

Was ist eine Restaurant Inventur?

Die Inventur wird im Rechnungswesen als Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände sowie Schulden bezeichnet. Meist wird diese Inventur zu einem bestimmten Zeitpunkt und dementsprechend zum Jahresabschluss absolviert. Dabei kann die Stichproben-, die permanente und die vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur angewendet werden. Diese erfolgen durch Zählen, Messen, Wiegen und gegebenenfalls Schätzen.

Die detaillierte Aufstellung aller Vermögensbestände und Schulden bildet die wichtigste quantitative Grundlage für die Bilanzierung. Doch auch für kleine Betriebe, die von der Bilanzierungspflicht ausgenommen sind, stellt sie einen Schutz für Gläubiger sowie eine Selbstkontrolle dar. Demnach dient sie als Kontrollinstrument für die rechnerische Buchführung. Damit fungiert die Inventur, für den Beginn eines neuen Geschäftsjahres, als Beweis, um die tatsächliche Existenz der Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten zu offenbaren. Das ist der Grundstein für die ordnungsgemäße Buchhaltung sowie die Bilanzierung, welche strengen Vorgaben unterliegt.

 

Vorbereitung und Durchführung einer Inventur

Eine gute Vorbereitung gilt als Kernstück, um eine korrekte Inventur durchführen zu können. Damit dabei keine Fehler entstehen, solltest du die agierenden Mitarbeitenden einbeziehen. Kläre auf, welchen Zweck diese Zählung für dein Unternehmen hat und welcher Nutzen daraus gezogen werden kann. Vor allem wenn alle Beteiligten verstehen, dass eine genaue und exakte Messung von Nöten ist, werden auch in der Umsetzung Ungenauigkeiten vermieden. Bringe im Nachhinein auch die Resultate an deine Mitarbeiter:innen heran und teile mit, welchen Aufschluss die gemeinsame Teamarbeit, während der Inventur, mit sich gebracht hat.

Während bei der sogenannten körperlichen Inventur alle Gegenstände gezählt, gemessen, gewogen oder geschätzt werden, werden bei der Buchinventur alle Wertpapiere, Schulden, Guthaben und andere finanzielle Angelegenheiten aus der Buchhaltung selbst gezogen.

Das Ergebnis dieser Inventur zeigt eine Auflistung des Inventars auf. Dabei sollte der Termin bereits im Vorhinein dem Team mitgeteilt werden und je nach Größe des Betriebes, der Gruppen und Zuständigkeitsbereiche, eingeteilt werden. Als Verantwortliche sollten vor allem Mitarbeiter:innen zugewiesen werden, denen du vertraust und die an keiner Manipulation des Ergebnisses interessiert sind oder Fahrlässigkeiten in Kauf nehmen würden.

Dabei sollte der Termin bereits im Vorhinein dem Team mitgeteilt werden und je nach Größe des Betriebes, der Gruppen und Zuständigkeitsbereiche, eingeteilt werden. Um ideal für eine Inventur vorbereitet zu sein, sollten im Vorhinein Checklisten angefertigt werden, die wirklich alle Ver- und Gebrauchsgüter beinhalten.

Am besten zählt eine Person und eine zweite schreibt diese Summen auf. Dabei wird auf- und abgerundet sowie ein Kugelschreiber und kein Bleistift verwendet. Verdorbene Ware sollte separat aufgeführt werden.Teile die Geschäftsräume in einzelne Bereiche, um eine doppelte Zählung zu vermeiden und führe bestenfalls Protokoll. Überlege dir daher bereits im Vorhinein, an welchem Tag die Inventur in deinem Restaurant stattfinden soll.

Welche Mitarbeitenden sollen mitwirken und in welchen Gruppen? Kann die Inventur parallel zum Geschäftsbetrieb abgehalten werden oder muss eine Schließung für diesen Tag vorgenommen werden? Schaffe vorher eine ideale Grundordnung und stelle ähnliche Produkte in eine sinnvolle Reihenfolge. Separiere bestimmte Produkte, wie verdorbene Lebensmittel, bereits an einem gesonderten Ort. Solltest du schon im Vorhinein eine gute Basis aufbauen, geht der letztendliche Prozess der Inventur viel schneller von Statten.

5 Gründe, die für eine Inventur sprechen

Um im Anschluss eine korrekte Auswertung der Inventur zu erstellen, muss eine Gegenüberstellung mit allen Bestellungen – Großlieferanten sowie der eigenen Absatzmenge – vollzogen werden. Dabei werden prinzipiell nur Nettopreise beachtet. Bei bereits produzierten Waren, wie beispielsweise einer vorgekochten Suppe im Kühlhaus, können Schätzwerte genommen oder die genauen Zutaten kalkuliert und berechnet werden.

Ein guter Überblick

Anhand der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) und schlussendlich der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) lassen sich am Monats- bzw. Jahresende bereits die Kennzahlen deines Restaurants nachverfolgen. Wie sicher kannst du dir allerdings sein, dass diese Werte auch mit der Realität übereinstimmen? Einen eindeutigen Beweis bietet hierbei nur eine ausführliche Inventur. Um dieses Ergebnis in eine gute Betriebsübersicht umzuwandeln, empfehlen wir ein digitales Kassensystem. Gepaart mit der SIDES Warenwirtschaft für die Gastronomie hast du einen gesamten Überblick über deine Warenflüsse und die Ergebnisse der Inventur können leicht mit den Verkaufszahlen sowie den Bestellmengen abgeglichen werden.

Lebensmittelverschwendung vermeiden

Wer in seinem Restaurant Lebensmittel verderben lässt, schadet nicht nur finanziell seinem Unternehmen. Ebenso leidet unnötigerweise, durch den Verfall ungenutzter Ressourcen, auch die Umwelt. Um dies zu vermeiden, sollten neben der jährlichen Inventur, auch regelmäßige Bestandsaufnahmen durchgeführt werden. Dabei zeigt beispielsweise bereits eine wöchentliche Inventur, bei denen nur die teuersten und wichtigsten Zutaten gemessen werden, eine grobe Übersicht der SOLL- und IST-Bestände. 

Da die Wareneinsatzquote eine der wichtigsten Kennzahlen in der Gastronomie ist, ist darauf besonders einzugehen. Diesbezüglich sind die Werte des Lagerbestandes zu Beginn und zum Ende eines Zeitraums durch eine Inventur zu erfassen. Dies kann im Anschluss dann mit digitalen Daten aus deinem Kassensystem abgeglichen werden und Lebensmittelverschwendungen können reguliert werden.

Kostensenkung

Um Kosten zu senken, musst du wissen, wo es in deinem Lagerbestand Unstimmigkeiten gibt. Dafür ist die Inventur zuständig. Dazu nimmst du den Lagerbestand am Anfang des Zeitraums auf, den du durch deine letzte Inventur erhalten hast. Nun führe am Ende des gewünschten Zeitraums deine erneute Inventur durch. Nachdem du deine Personalspeisen sowie deine Bruchliste, samt dem enthaltenen Verderb/ Bruch, von diesen Werten abgezogen haben, siehst du wie viel von jedem Artikel eigentlich in deinem Lager sein sollte. 

Ist dort ein negativer Wert abzulesen, solltest du dich auf die Suche begeben. Denn dies beeinflusst deine Wareneinsatzquote und vermindert den Gewinn. Frage dich sich daher: Könnten Diebstähle aufgetreten sein? Wurde nicht nach Rezeptur gearbeitet und herrscht dadurch ein zu hoher Wareneinsatz? Wurden nicht alle Brüche eingetragen? Stimmen die Warenlieferungen der Großhändler mit den Bestellmengen überein? Durch regelmäßige Inventuren wirkst du dem vor und schaffst einen transparenten Überblick über deinen Warenfluss.

Erkennen von Schank- und Schnittverlust

Neben verdorbenen Lebensmitteln steht vor allem der Schank- und Schnittverlust im Mittelpunkt. Dafür sollten auch beide Bereiche in einer Bruchliste zusammengeführt werden, sodass der Verlust anhand des Gewichtes, in einen Geldwert umgewandelt werden kann. Ob von der Kundschaft zurückgegebene Speisen, Abrieb bei der Produktion oder eine zerbrochene Weinflasche. Dort müssen bereits vor der Inventur laufend alle Schwunde eingetragen werden.

Schutz vor Diebstahl

Auch wenn man als Chef:in die Hand für die Mitarbeiter:innen ins Feuer legen möchte, kann, vor allem in Dienstleistungsbranchen, Diebstahl nie ausgeschlossen werden. Unter dem Motto „Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser“ sollte daher auch anhand einer Inventur regelmäßig auf fehlende Waren kontrolliert werden. Des Weiteren solltest du beachten, dass neben den eigenen Mitarbeitenden, fehlende Waren auch ebenso durch beispielsweise die Kundschaft oder dem externen Putzteam bedingt sein können. Durch einen täglichen, freien Umgang mit Bargeld, Waren und Lagerbeständen sind in der Vergangenheit auch schon Menschen ohne kriminelle Vorgeschichte zum Betrug verleitet worden. Daher solltest du alle Möglichkeiten in Betracht ziehen.

Mit Digitalisierung einen besseren Überblick

Während die Konkurrenz, anhand eines digitalen Gastro Kassensystems, ihre eigenen Daten per Mausklick schnell und einfach im Überblick hat, solltest du nicht versuchen analog deine Kennzahlen zusammenzusuchen. Stattdessen solltest du den Fortschritt der Digitalisierung ebenfalls nutzen und deine Daten ganz einfach automatisiert in einem System sammeln und zusammenfassen lassen. Gepaart mit einem digitalen Warenwirtschaftssystem hast du eine zeitgetreue Übersicht, über dein Warenlager und den Warenein- und ausgängen. Nutze ganz einfach die Inventurliste Gastronomie Vorlage, um deine Restaurant Inventur zu erstellen. Somit kannst du ganz leicht deine gesammelten Daten aus der Inventur mit deinem SOLL-Zahlen abgleichen und bei fehlerhaften Zahlen, schnell und effektiv, die Ursache finden. Ob Verkaufsmenge, aktueller Lagerbestand oder Warenanlieferungen. Mit unserem System hast du alle Bestände digital gegenübergestellt und kannst, beispielsweise Diebstähle oder verschwenderischen Warenverbrauch, einsehen. Somit kann direkt darauf reagiert werden und deine Kosten werden umgehend gesenkt.

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