Was ist der Unterschied?

Registrierkasse vs. digitales Kassensystem

Die Auswahl eines Kassensystems ist zentral für jeden Gastronomiebetrieb – schließlich soll dich das System auch in stressigen Zeiten nicht im Stich lassen. Es gibt dabei mehr als nur eine Art: die Registrierkasse und digitale Kassensysteme. Registrierkassen waren früher in kleinen Betrieben Standard. Heute finden immer mehr digitale Kassensysteme Verbreitung. Die Funktionen moderner Kassensysteme reichen dabei weit über die klassische Kassierfunktion einer Registrierkasse hinaus und so können die Systeme Gastronom:innen optimal durch Funktionen wie Tischreservierung oder der Steuerung der Bestell­abfolge unterstützen. Auch sind digitale Kassensysteme in vielen Fällen kostengünstiger als die klassischen Registrierkassen. Ein Betrieb, der in erster Linie Barzahlungen akzeptiert, bevorzugt wahrscheinlich jedoch auch heute noch eine Registrierkasse.

In diesem Beitrag beleuchten wir die Hauptunterschiede zwischen einer Registrierkasse und dem digitalen Kassensystem, und zeigen dir die Vorteile einer digitalen Kasse auf:

Mann mit Kasse

Merkmale einer Registrierkasse

Unter einer Registrierkasse versteht man ein Kassenterminal, das Bargeldumsätze erfasst, abrechnet und darauf basierend, Belege erstellt. Zahlungsvorgänge werden dabei physisch an der Kassentheke (inkl. Schublade für Bargeld) abgewickelt. Die Registrierkasse ist an ein computergestütztes Kassensystem angeschlossen und kann nur begrenzt an eine andere Hardware integriert werden. Kartenlesegeräte beispielsweise können nicht angeschlossen werden. Kartentransaktionen können in die Kasse eingegeben werden, nachdem eine Transaktion auf dem unabhängigen Kartenlesegerät verarbeitet wurde – das ist jedoch mehr Aufwand als bei einer digitalen Kasse. 

Registrierkassen benötigen im Vergleich zur digitalen Kasse keine elektronische Kassensoftware. Die Anfangskosten sind niedrig und du hast keine wiederkehrenden Zahlungen, jedoch erhältst du auch keinen kontinuierlichen Kundensupport, es sei denn, du zahlst für diesen Service. Bei der Registrierkasse lassen sich nur eine begrenzte Anzahl an Produktkategorien einrichten. Verkaufszahlen können nach Abteilung sortiert und die Zahlungsmethode gedruckt werden, jedoch können keine umfangreichen Analysen gemacht werden.

Lächelnde Gastronomin

Gibt es in Deutschland eine Registrierkassenpflicht?

Die Registrierkassenpflicht in Deutschland gibt es noch nicht. Jedes Unternehmen kann bisher noch frei entscheiden, ob es eine elektronische Kasse verwenden möchte oder eine offene Ladenkasse. Betriebe, die ein elektronisches Kassensystem einsetzen, müssen jedoch seit 2017 die GoBD (“Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) erfüllen.   

Deutschland befindet sich bis 2023 jedoch in einer sogenannten “Übergangsfrist für bestehende Kassensysteme”. Nach Ablauf dieser Frist besteht eine gesetzliche Verpflichtung, das bestehende Kassensystem in ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu überführen. Aktiviert wird somit dann auch die Registrierkassenpflicht.

Gastronom mit Kasse

Merkmale einer digitalen Kasse

Anders als eine einfache Registrierkasse können digitale Kassensysteme weitaus mehr als nur die Zahlungen von Kunden zu verbuchen. Bei einer Systemkasse kommen weitere Funktionen hinzu, mit denen Gastronom:innen und andere Dienstleister die Abläufe in ihrem Betrieb deutlich optimieren können. Dazu zählen beispielsweise eine Kundenverwaltung, Termine und Reservierungen, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Marketing. Solche komplexen Funktionen hat eine einfache Registrierkasse nicht, sie ist in der Regel wesentlich simpler im Umfang.

Eine Kassensoftware ermöglicht auch die Verbindung der verschiedenen Hardwarekomponenten miteinander, so z.B. dem Touchscreen Display, Belegdrucker, das Kartenlesegerät, und viele andere Produkte. Zudem kann eine unbegrenzte Anzahl an Produkten und Produktkategorien integriert werden. Belege können individueller gestaltet werden als bei Registrierkassen. Anders als bei der Registrierkasse sind auch deutlich fortgeschrittenere Analysen möglich.

Kassensystem SIDES

Vorteile eines digitalen Kassensystems

In der Gastronomie unterstützt das Kassensystem das Restaurantmanagement. Zu seinem Umfang gehören in der Regel Funktionen wie eine Tischreservierung, eine Tischübersicht, mobiles Bonieren, Zahlungssplitting und die Steuerung der Speisenabfolge. Digitale Kassensysteme für die Gastronomie sorgen einerseits für eine hohe Tischauslastung und reibungslose Bestellabläufe. Sie reduzieren andererseits auch die Laufzeiten vom Personal im Hochbetrieb und erhöhen dadurch die Umsätze sowie die Zufriedenheit der Gäste. Ein modernes Kassensystem ist zudem intuitiv zu bedienen und ermöglicht mobiles Bezahlen.

Die Kassensoftware von SIDES verfügt über eine zertifizierte Cloud-TSE und ist speziell auf die Anforderungen und Bedürfnisse von Gastronom:innen ausgerichtet. Die Software deckt dabei den Bedarf einer Restaurant Software ab und ist zugleich auch auf Lieferdienste ausgerichtet. Somit eignet sich unser Kassensystem für diverse Gastronomie Typen: von Restaurants oder Ghost Kitchen über Lieferdienste bis hin zu Franchiseunternehmen. Die Kasse ist zudem 100 % sicher und KassenSichV- , Finanzamt- sowie GoBD-konform. Die SIDES Kassensoftware bietet zahlreiche Funktionen an, die alle Prozesse einer Restaurantverwaltung abdecken. Neben einer umfangreichen Kundenverwaltung bietet unser Kassensystem auch alle wichtigen Funktionen für einen eigenen Lieferdienst (z.B. Tourenplanung)  sowie eine digitale Buchhaltung und Einblicke in alle Daten und Statistiken für das Management an.

Fazit

Bisher gibt es noch keine Registrierkassenpflicht in Deutschland und als Gastronom.In kannst du damit immer noch frei entscheiden, wie du deinen Betrieb verwaltest. Ab 2023 benötigen jedoch alle Betriebe ein elektronisches Aufzeichnungsgerät. Mit einem digitalen Kassensystem wie dem von SIDES rüstest du dich ausgezeichnet für die Zukunft aus. Durch den Einsatz von Schnittstellen und Zusatzfunktionen, optimierst du die Prozesse in deinem Gastronomiebetrieb.

Du ersparst dir lästige Mehrfacherfassungen von Daten und schützt dich darüber hinaus vor Datenmanipulationen. Mit einer digitalen Kasse schaffst du ein besseres Kundenerlebnis und steuerst deinen Betrieb effizient anhand von Auswertungen und Statistiken.

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