Offene Ladenkasse Gastronomie: Welche Kassensysteme sind erlaubt?
Wir fragen uns: Gibt es eine Pflicht für elektronische Kassensysteme oder wird eine offene Ladenkasse in der Gastronomie ab 2022 noch vom Finanzamt anerkannt? In diesem Beitrag erfährst du, was man unter einer offenen Ladenkasse versteht und welche Anforderungen es an diese Art von Kassen gibt.
Was ist eine offene Ladenkasse in der Gastronomie?
Eine offene Ladenkasse ist eine Barkasse ohne jegliche technische Ausstattung. Dies kann eine Kassette, eine Kiste oder auch ein Karton sein. Die Ladenkasse soll als ein Vorratsbehälter für das Bargeld dienen und entspricht keiner bestimmten Form.
Ist eine elektronische Kasse Pflicht ab 2022?
Der ordnungsmäßige Kassenbericht zur offenen Ladenkasse ist für die Kassenführung, nach Geschäftsschluss am Ende des Geschäftstages obligatorisch und sammelt deinen Kassenbestand. Es dient als Aufzeichnungssystem der Tageseinnahmen durch Bareinnahmen. Die eleketronische Kassensysteme Pflicht geht mit der Einzelauszeichnungspflicht einher. Daher solltest du ein Kassenbuch führen. Dabei ist es wichtig zu wissen:
- Der Kassenbericht muss handschriftlich und zeitnah geführt werden.
- Berichte in Excel sind nicht erlaubt.
- Belege zu Barausgaben, Barentnahmen und Einlagen müssen jedem Kassenbericht beigefügt werden.
- Jeder Kassenbericht muss sorgfältig abgeheftet und fortlaufend nummeriert werden. Dabei ist auch ein Zählprotokoll wichtig, dass die gezählten Mengen von Geldscheinen und Münzen aufzeichnet.
- Hat ein Geschäftsjahr 300 Geschäftstage, braucht es dementsprechend exakt 300 Kassenberichte.
- Diese Kassenberichte werden anschließend in ein Kassenbuch für die Buchführung übertragen.
Gilt die Belegausgabepflicht für offene Ladenkassen?
Für offene Ladenkassen besteht keine Belegausgabepflicht. Diese Form der Kassen ist von dieser Pflicht befreit. Wenn Kund:innen jedoch einen Beleg fordern, müssen auch Gewerbetreibende mit offenen Ladenkassen eine Quittung ausstellen.
Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Belegausgabepflicht (auch Bonpflicht genannt) für elektronische Kassensysteme, neben der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE Kasse), die in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) festgelegt ist. Verwendest du diese Form der Kasse, musst du immer einen Beleg erstellen. Diese Pflicht ist unabhängig davon, ob deine Kund:innen einen Beleg möchten oder nicht.
Warum auf eine elektronische Kasse umsteigen?
Vor allem die Zukunftssicherheit ist ein großer Vorteil beim Kassensystem Gastronomie: Besonders im Gastgewerbe stellen Hotel- und Restaurantinhaber:innen ihre Betriebe auf digitalisierte und technologisierte Systeme um und verzichten auf eine offene Ladenkasse in der Gastronomie Durch das Inkrafttreten der KassenSichV bekommst du außerdem Planungs- und Rechtssicherheit. Bei einer elektronischen Ladenkasse mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) wird die ordnungsgemäße Führung der nötigen Unterlagen wesentlich vereinfacht, Betrügern wird die Manipulation der Aufzeichnungen von Verkaufsaktivitäten erschwert.
Ein weiterer Vorteil von elektronischen Kassensystemen gegenüber offenen Ladenkassen ist definitiv die Arbeitserleichterung, denn die betrieblichen Abläufe werden optimiert. Beim Kassenbericht für offene Ladenkassen müssen nämlich alle Einträge manuell im erfasst werden, um die Kassenführung korrekt für die Finanzbehörden und mögliche Spontankontrollen bereit zu halten. Neben der handschriftlichen Erstellung des Kassenberichts, gibt es bei offenen Ladenkassen auch keine Management- und Warenverwaltungsfunktionen, die einem die Arbeit erleichtern. Auch Kassenabschlussbelege sind mit einer offenen Ladenkasse mühsam zu erstellen.
Mit einer automatisierten Kassenführung erhältst du:
- Transparenz in der Unternehmensführung
- Aussagekräftige Auswertungen
- Eine bessere Unternehmenssteuerung
Auch lassen sich Gutschein-Funktionen einbinden und so als Instrument für die Kundenbindung einsetzen. Mit einer digitalen Kasse wird auch eine bessere Kundenverwaltung und Kundenbedienung gewährleistet sowie eine Zeitersparnis im Büro durch Schnittstellen zur Buchhaltung sichergestellt.
Fazit
Die digitale Registrierkasse ist im Vergleich zur offenen Ladenkasse definitiv die sichere Variante einer Kasse, um den rechtlichen Anforderungen an Ladenkassen gerecht zu werden.
Ein digitales Kassensystem garantiert nämlich nicht nur eine Gesetzeskonformität, sondern unterstützt Unternehmen in der Kassenführung und digitalen Archivierung. Damit nehmen sie dir zeitintensive Arbeitsvorgänge ab und stellen obendrein sicher, dass dir keine unnötigen Fehler bei der Kassenführung passieren.
